Faça menos, porém melhor.

Em uma das empresas onde trabalhei, aprendi através de uma das piores maneiras possíveis o significado de produtividade e consegui entender nessa experiência singular o porquê de tantas empresas e modelos de negócios apresentarem sérios problemas de performance e obter resultados ruins. No primeiro ano de casa, eu, como todo novato, que deseja mostrar trabalho, resolvi dizer "sim" para todas as tarefas principalmente as solicitadas pelo meu chefe, pois o receio de receber um feedback negativo era assustador para mim, então me dividia entre múltiplas tarefas e setores incluindo vendas, engenharia de instalações, auditorias, treinamentos de equipe, balanços contábeis e físicos, gestão de manutenção preventiva, segurança, suprimentos, pedidos, reuniões, em fim, acompanhava toda a cadeia de processos que estava descrita no meu escopo de funções, entretanto dentro cada uma dessas esferas do processo existia um universo de atividades que precisavam ser executadas dentro de frequências específicas e quando você é inexperiente dentro do novo negócio e tem uma equipe segregada e sem sinergia tudo tende ao fracasso e foi o que aconteceu, por eu tentar abraçar o mundo com as mãos o volume de atividades era maior do que eu era capaz de executar e como resultado a avaliação da minha performance foi horrível naquele ano, eu avançava 1 milímetro em 1 milhão de direções ao invés de 1 quilômetro em uma única direção, foi o resultado mais desastroso em termo de produtividade que eu já tinha recebido e a situação ficou ainda pior porque eu estava fisicamente extenuado pois trabalhava muito, entrava às 08h da manhã e quase todos os dias saia às 20h ou 21h da noite, além disso minha autoestima estava baixa e meu ânimo ficou comprometido, ou seja, eu estava numa zona de guerra praticamente sozinho.

Entretanto, não fiquei estático esperando os problemas se agravarem e fui buscar ajuda nas minhas redes de contato, procurei orientação de pessoas que passaram por situações parecidas, assisti a palestras sobre gestão do tempo, produtividade, etc., mas nada foi mais impactante que as informações do livro Essencialismo, do escritor Greg Mckeown, que devido ao acaso, passando por uma livraria visualizei o título e senti que era aquilo que eu estava precisando naquele momento. Eu estava fazendo exatamente o oposto o que o escritor descrevia para não fazer e consegui identificar em detalhes os erros que estava cometendo tanto na vida profissional quanto pessoal, e aplico até hoje na minha vida o conhecimento adquirido naquele livro. Depois de saber onde eu estava errando dei um salto de produtividade de maneira gradual, meus resultados melhoraram, comecei a sair no meu horário, estava mais disposto, minha equipe estava mais feliz, meu chefe começou a me elogiar, a engrenagem começou a funcionar como devia, parece uma frase clichê, mas realmente “conhecimento é em si mesmo um poder”, como mencionado por Francis Bacon, eu tinha encontrado meu ponto de equilíbrio.

Mas alguns podem se perguntar o que eu fiz exatamente para ter essa mudança da água para o vinho?. Eu apenas segui a filosofia de um essencialista de forma gradual, não basta apenas executar de maneira superficial as lições, você precisa ser um essencialista de fato, pois é só através desse engajamento que é possível aplicar o princípio do “faça menos, porém melhor” em todas as áreas da vida e os resultados sempre aparecem positivamente. Conforme aprendi, segui quatro etapas: a essência, exploração, eliminação e execução.

A essência não é um modo de fazer mais uma coisa, é um modo diferente de fazer tudo. Nessa etapa havia esquecido que tenho o poder de fazer escolhas, muitas vezes esqueço-me de parar para pensar que eu não preciso seguir a “estratégia em cima do muro” de querer fazer tudo ao mesmo tempo, percebi que quando abdicamos da nossa capacidade de escolher, algo ou alguém escolhe por nós. Outro ponto chave nessa etapa é saber discernir. Segundo a “lei da potência” alguns esforços produzem exponencialmente mais resultados que outros. O trabalho árduo é importante, entretanto, mais esforço não gera necessariamente mais resultado, “menos, porém melhor”, sim, dessa maneira escolhi executar quais atividades no trabalho e pessoais que me trariam resultados exponenciais, onde poderia aplicar 20% do meu esforço para obter 80% dos resultados, conforme o Princípio de Pareto. Outro ponto nessa etapa foi entender o “perder para ganhar”, ou seja, comecei a me perguntar “Que problema quero resolver?”, “Em que quero investir tudo?”. Certa vez um antigo chefe me pediu para realizar uma tarefa e ele sempre queria tudo para ontem, além disso desejava que o trabalho fosse perfeito. Certo dia, depois de estar ciente de que é necessário perder algo para ganhar em outra coisa perguntei a ele, “você deseja que eu faça o trabalho mais rápido ou melhor?”, ele entendendo que estávamos numa zona de guerra e que precisava do serviço pronto, me pediu foco para entregar o mais rápido possível, não precisava estar perfeito, mas o bom já era suficiente. Portando as soluções em que perdemos uma coisa para ganhar outra maior não devem ser ignoradas nem menosprezadas, devem ser adotadas e realizadas de forma ponderada, deliberada e estratégica.

Na exploração, aprendi a discernir as muitas coisas triviais das poucas vitais me fazendo três perguntas, “O que me inspira profundamente?”, “Qual é o meu talento especial?” e “O que atende a uma necessidade importante no mundo?” dessa maneira não estava procurando uma infinidade de coisas para fazer, queria dar meu nível máximo de contribuição sabendo fazer a coisa certa, do jeito certo, na hora certa.

No local de trabalho, por exemplo, mesmo sendo um ambiente dinâmico e agressivo em termos de execução de tarefas e entrega de resultados eu precisava escapar, ou seja, para ter foco é preciso escapar para criar o foco, reservar de forma deliberada um período sem distrações, num lugar isolado, para não fazer absolutamente nada além de pensar, isso me permitiu passar de solucionador de problemas a instrutor, o que é esperado de um líder. Portanto, quanto mais rápida e assoberbada é a vida, mais precisamos encontrar tempo para pensar, como disse Pablo Picasso “Sem grande solidão, nenhum trabalho sério é possível”.

Após identificar o que é importante e o que não é importante na etapa de exploração, na sequência vem a eliminação, que significa excluir as muitas coisas triviais. Como mencionei antes, dizia sim para muitas atividades no trabalho e na vida pessoal, pois estava ansioso para agradar e contribuir. Mas o segredo da contribuição máxima talvez seja dizer não. Como mencionado por Peter Drucker: “As pessoas são competentes porque dizem ‘não’, porque dizem ‘isso não é pra mim’”. Eliminar o que não é essencial significa dizer não a alguém, muitas vezes, e também ir contra as expectativas sociais. Para fazer isso é preciso coragem e delicadeza. Portanto, o essencialismo não exige apenas disciplina mental, mas a disciplina emocional necessária para não ceder à pressão social, o poder de um “não” elegante é simplesmente libertador, pois você foca naquilo que é vital. Outro aspecto-chave dentro da fase de eliminação é a capacidade de descomprometer-se com as coisas triviais. Existe um fenômeno psicológico muito comum chamado “influência dos custos perdidos”, que nada mais é a tendência de continuar investindo tempo, dinheiro e energia numa proposta que sabemos ser malsucedida só porque já gastamos um valor impossível de ser ressarcido. Isso pode facilmente se transformar em um círculo vicioso: quanto mais investimentos, mais decididos ficamos a ver se dá certo e se o investimento rende. Quanto mais investimos em algo, mais difícil é deixá-lo para lá. Os indivíduos são igualmente vulneráveis a essa influência. Ela explica o fato de continuarmos a assistir a um filme horroroso só porque já pagamos pelo ingresso, por que continuamos a pôr dinheiro na reforma de uma casa que parece nunca terminar, por que continuamos a esperar o ônibus ou metrô que nunca vem em vez de pegar um taxi e por que investimos em relacionamos fracassados mesmo quando nosso esforço só piora a situação.

O terceiro e último passo é executar, ou seja, remover obstáculos para que a execução quase não exija esforço. Qualquer que seja a meta – terminar um projeto no trabalho, chegar à próxima etapa da carreira ou planejar a festa de aniversário do marido ou da esposa -, tendemos a pensar no processo de execução como algo difícil e cheio de atrito, algo que é preciso forçar para fazer acontecer. Mas a abordagem do essencialista é diferente. Em vez de forçar a execução, os essencialistas investem o tempo que pouparam para criar um sistema que remova o obstáculo e torne a execução o mais fácil possível. Uma das estratégias mais notáveis que usei no meu trabalho para executar as tarefas foi subtrair, isto é, produzia mais removendo obstáculos, Lao-Tsé já afirmava “Para obter conhecimento, acrescente coisas todo dia, para obter sabedoria, subtraia”. Portanto, antes de começar a executar um projeto, por exemplo, dedicava alguns minutos me fazendo as perguntas “Quais são os obstáculos no meu caminho até o resultado?” e “O que me impede de concluir o projeto?”, após responder a essas perguntas listava todos os entraves que geralmente incluíam: falta de informações, baixo nível de energia, obsessão pela perfeição, etc., feito isso no topo da lista incluía a resposta à seguinte pergunta: “Qual é o obstáculo que, se removido, fará quase todos os outros desaparecerem?”. Percebi que muitas pessoas falham na execução de certas metas por falta de tempo para planejar, pensar e se preparar. Remover obstáculos não precisa ser difícil nem exigir um esforço sobre-humano.

Outro ponto a ser destacado na fase de execução é concentrar-se no progresso mínimo viável. Uma crença comum no Vale do Silício é: “concluído é melhor que do perfeito”. Isso não quer dizer que devamos produzir qualquer porcaria, mas sim deixar de perder tempo com o que não é essencial e fazer o precisa ser feito. Quando uma startup de tecnologia projeta um produto, a ideia é: “Qual é o produto mais simples possível que seria útil e valioso para o cliente que pretendemos alcançar?”. Do mesmo modo, é possível adotarmos o método do “progresso mínimo viável”, perguntando: “Qual é o menor progresso que seria útil e valioso para a tarefa essencial que queremos cumprir?”. Assim, existem duas maneiras de abordar uma meta ou um prazo importante: pode-se começar cedo e pequeno ou tarde e grande. “Tarde e grande” significa realizar tudo na última hora, ou seja, virar noites e “fazer acontecer”. “Cedo e pequeno” quer dizer começar quanto antes com o mínimo investimento possível de tempo. Muitas vezes, 10 minutos investidos num projeto ou numa tarefa duas semanas antes do encerramento do prazo podem evitar muito estresse e correria frenética de última hora. Pegue uma meta ou prazo que terá que cumprir e pergunte-se: “Qual é o mínimo que posso fazer agora mesmo para me preparar?”.

Assim, praticar o ciclo essência, exploração, eliminação e execução me permitiu obter resultados substanciais em termo de produtividade, meu tempo agora, mesmo com a correria do dia-a-dia é melhor aproveitado e consigo focar naquilo que é realmente vital, seja na área profissional ou pessoal. Além disso, baseado na minha experiência obtendo resultados ruins em termos de produtividade em uma das empresas onde trabalhei, hoje consigo perceber que muitas empresas não conseguem atingir seu máximo nível de performance pois a maioria não investe na implementação da cultura essencialista em suas equipes, não investe numa abordagem simplista das coisas, como explicado por Ela Bhatt, ganhadora do prêmio Indira Gandhi pela Paz: “De todas as virtudes, a simplicidade é a minha favorita, tanto que acredito que pode resolver a maioria dos problemas, sejam pessoais, sejam mundiais. Quando a abordagem da vida é simples, não é preciso mentir tanto, nem brigar, roubar, invejar, enraivecer, agredir, matar. Todos terão o suficiente com abundância, e não precisarão acumular, especular, apostar, odiar. Quando o caráter é belo, somos belos. Essa é a beleza da simplicidade.”